Berlearner GPO – KMU managen ihr Wissen in Geschäftsprozessen

Europas Unternehmen sind zu über 90% kleine bis mittelgroße Betriebe (KMU): Ihre Innovationsfähigkeit – d. h. ihre Fähigkeit zur Entwicklung neuer Produkte, zur Erschließung neuer Märkte, zur Anwendung neuer Verfahren, zur Erprobung neuer Prozesse u.v.m. – ist entscheidend für die ökonomische und gesellschaftliche Entwicklung aller europäischen Länder.

Die Ressource Wissen ist mittlerweile ein klarer Produktions- und Wettbewerbsfaktor. Das effektive Management von Wissen gewinnt folglich zunehmend an Bedeutung – und das nicht nur in großen Unternehmen: Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen mit begrenztem Personal- und Kapitalbudget ist ein effizientes Wissensmanagement entscheidend, um mit möglichst geringem Aufwand vorhandene Informationen schnell abzurufen und zielführend einzusetzen. Die dazu erforderliche Flexibilität und Nutzung von Konzepten, Vorgehensweisen und Software im Bereich des Wissensmanagements ist bei KMU jedoch noch wenig ausgeprägt – ihre Einführung scheitert zumeist an zu knappen ökonomischen Res-sourcen und/oder am fehlenden Know-how.

Im Interesse einer Sicherung des Berliner Mittelstands, der langfristigen Beschäftigungsperspektive seiner Mitarbeiter/innen und damit einer Stabilisierung und Weiterentwicklung des Wirtschaftsstandortes Berlins unterstützt der Berliner Senat daher die Implementierung von Wissensmanagementlösungen in Berliner KMU, wie sie in dem zweijährigen Modellprojekt „BerLearner KMU managen ihr Wissen in Geschäftspro-zessen“ („BerLearner GPO“) erprobt wurden.

Das im April 2009 gestartete Projekt basierte auf den Erkenntnissen und Good-Practice-Lösungen von Projekten zur Implementierung von Wissensmanagement-Systemen in KMU, die das C & Q Bildungszent-rum Haberhauffe seit 2006 durchführt.

Finanziert wurde das Projekt durch Mittel der Berliner Senatsverwaltung für Arbeit, Integration und Frauen und hier dem Referat Berufliche Bildung, dem Europäischen Sozialfonds sowie einem Eigenbeitrag der teilnehmenden Unternehmen.

Mit dem Ziel, den Wettbewerbsvorteil von Berliner KMU zu stärken, bot BerLearner ausgewählten KMU eine mit den Unternehmen gemeinsam durchgeführte Entwicklung von alltagstauglichen, unternehmensspezifischen Wissensmanagement-Lösungen, die durch Schulungen der damit befassten Mitarbeiter/innen ergänzt wurden. Die Umsetzung in den Unternehmen wurde durch C & Q- Prozessbegleiter/innen unterstützt, die die Einführung der Wissensmanagement-Lösungen steuerten, und wurde ergänzt durch eine Beratung durch Fachexperten/innen (mehr dazu siehe „Kooperationen und Netzwerke“).

Besonders in den wissensorientierten Bereichen Information, Dokumentation und Verwaltung fehlen KMU oft die notwendigen Management-Kenntnisse, um die dort anfallenden Arbeitsprozesse zu optimieren. BerLearner konzentrierte das Angebot Unterstützungsarbeit daher auf solche Bereiche, in denen sich der Einsatz von Wissensmanagement-Instrumenten erkennbar positiv im täglichen Arbeitsprozess auswirkt und die so erreichten Veränderungen nachhaltig wirksam sind. Dies waren die Bereiche

• Qualitätsmanagement,
• Arbeitssicherheit und präventiver Gesundheitsschutz,
• Wissensbewahrung und Know-how-Transfer,
• Qualifizierung von Mitarbeitern/innen im Bereich Bioinformatik durch arbeitsprozessintegriertes Lernen.

Zur Umsetzung der Wissensmanagementlösungen  wurden verschiedene Methoden und Werkzeuge eingesetzt, in deren Anwendung die am Projekt teilnehmenden KMU-Mitarbeiter/innen geschult wurden.

Die im Rahmen des Projekts angebotenen Möglichkeiten nutzten insgesamt 14 KMU aus folgenden Wachstumsbranchen:

• Biotechnologie, Life Science, Gesundheitswirtschaft,
• Umwelttechnik, erneuerbare Energien,
• Informations- und Kommunikationstechnologie, Medien,
• Tourismus, Kultur, Wellness.

► Projektablauf

Das zweijährige Projekt unterteilte sich in vier Arbeitsphasen:

►Phase 1: Akquise der KMU (April – August 2009)

Die Unternehmen wurden durch Telefonakquise und persönliche Gesprächstermine für das Projekt gewonnen. Da KMU in der Regel unter einem hohen Zeit-, Kosten- und Erfolgsdruck stehen, war es wichtig, ihnen möglichst früh den Nutzen und benötigten Zeitaufwand aufzuzeigen. Neben den inhaltlich-formalen Förderkriterien wurde bei der Auswahl  der Unternehmen insbesondere auf eine hohe Eigenmotivation geachtet.

►Phase 2: Analyse der jeweiligen Ausgangssituation der beteiligten Unternehmen; Beratung und Vorbereitung eines jeweils geeigneten Projektansatzes (Juli – November 2009)

In persönlichen Aufschlussberatungen analysierten die BerLearner-Prozessbegleiter/innen zusammen mit den Unternehmen die jeweiligen Zielstellungen und stellten mögliche Vorgehensweisen und die fördertechnischen Randbedingungen vor. Ein erfolgskritischer Bereich für das Wissensmanagement wurde ermittelt und das Wissensmanagementprojekt nach dem Ansatz „Wissen erzeugen, speichern, verteilen und anwenden“ definiert. Neben der SWOT-Analyse kam hier auch die von Dr. Peter Heisig entwickelte GPO-WM®-Methode zum Einsatz.

►Phase 3: Konzeption der individuellen Projekte inklusive Zeit- und Ressourcenplan (Oktober – Dezember 2009)

Die einzelnen Wissensmanagement-Projekte wurden jeweils zusammen mit den Unternehmen und betei-ligten Mitarbeitern/innen konzipiert. Zur Ermittlung des Handlungsbedarfs kamen bereits verschiedene Methoden des Wissensmanagements zum Einsatz wie z. B. Brainstorming, Projekt-Cafés, Mind-Mapping oder Storytelling.

Das Beratungsinteresse lag z.B. bei der Firma

• Astro- und Feinwerktechnik Adlershof GmbH im Bereich Wissensbewahrung und Know-how-Transfer: Das Unternehmen wollte das in langjähriger Berufserfahrung erworbene Expertenwissen seiner Senior Consultants sichern, damit jüngere Mitarbeiter/innen bei der Bearbeitung zukünftiger Projekte darauf zurückgreifen können.
• Convis Baumanagement & Projektssteuerung GmbH im Bereich Arbeitssicherheit: Gesucht wurde Unterstützung beim Zugang zu den umfangreichen Vorschriften, Regelungen und Gesetzen im Bereich der Arbeitssicherheit, um bei Bauprojekten mehr Rechtssicherheit in Haftungsfragen zu bekommen.
• IT Power Consultants bei Fragen des Qualitätsmanagements, um ihre Kernprozesse der aktuellen Unternehmensentwicklung anzupassen und sukzessive ein Qualitätsmanagementsystem aufzu-bauen.

►Phase 4: Implementierung der Wissensmanagement-Lösungen (Dezember 2009 – April 2011)

In dieser Phase boten die C & Q-Prozessbegleiter/innen im Rahmen des arbeitsprozessorientierten Ler-nens (APO-Lernen) Beratung, Schulung und Begleitung von Veränderungsprozessen an.

Folgende Wissensmanagement-Methoden kamen dabei zum Einsatz:

• BSCW (Basic Support for Collaborative Work): Das BSCW Shared Workspace System ist ein weltweit erprobtes Werkzeug für die effiziente Ko-ordination interner wie externer Zusammenarbeit. Es dient gemeinsamen Arbeitsbereichen zum Austausch von Dokumenten, Terminen, Kontakten, Aufgaben und Notizen.
• loops (linked objects for organisational process services): loops ist ein Web-basiertes Informations- und Dokumentenmanagement- System mit semantischer Klassifizierung von Informationsobjekten. Die Grundfunktionen sind Informations-, Wissens- und Dokumenten-Management, Content Management und Internet-Portal. Erweiterte Einsatzbereiche sind z.B. Projektmanagement, Qualitätsmanagement, Weiterbildung und E-Learning.
• ZMS – Open-Source Content Management: lizenzkostenfreies Content Management für Wissenschaft, Technik und Medizin.

►Veranstaltungen im Rahmen von BerLearner GPO:

Die Arbeit mit den am Projekt beteiligten Unternehmen wurde flankiert von Seminaren zur Weiterbildung der Mitarbeiter/innen im Wissens- und Contentmanagement sowie durch verschiedene öffentliche Veran-staltungen, die dem Austausch und der Vernetzung dienten:

• KMU-Inhouse-Schulungen zu den Themen „Change Management“, „Prozessintegriertes Management“ und „Methoden der Prozessanalyse“,
• Seminar „Führungspersönlichkeit und Führungsstil“: Blended Learning, bestehend aus 5 Modulen à 4 Stunden zuzüglich Präsenzterminen. Gesamte Kursdauer: 1 Monat.
• loops- und BSCW-Schulungen für die beteiligten Unternehmen,
• Workshop Konfliktmanagement
• Kick-off zum Projekt am 16. September 2009
• Veranstaltung zur Projekt-Zwischenbilanz am 07. Juli 2010
• Abschlussveranstaltung, 11.April 2011

Darüber hinaus beteiligte sich das Projekt an den folgenden Fachveranstaltungen:

• Wissensmanagement-Tage in Stuttgart am 16.11.2010
• k.o.s-Fachtagung zur Qualitätssicherung in der beruflichen Weiterbildung am 18.11.2010

Das C & Q Bildungszentrum Haberhauffe ist in folgenden Verbänden, Vereinen und Netzwerken engagiert:

• bbb Biotechnologieverbund Berlin-Brandenburg e. V.
• RKW Berlin-Brandenburg

Als Projektpartner sind insbesondere folgende Experten zu nennen:

• Dr. Peter Heisig: Gründer und Leiter des European Research Center for Knowledge and Innovati-on (www.eureki.org). Dr. Peter Heisig hat die GPO-WM-Methode entwickelt, die bei der Bedarfsa-nalyse des Projekts eingesetzt wurde.
• Alexander Krautschneider, AsA Arbeitsschutz Arbeitssicherheit & arbeitsmedizinischer Dienst, Inh. Alexander J. Krautschneider. Alexander Krautschneider stand dem Projekt beratend im Bereich Arbeitsschutz und –sicherheit zur Seite.
• Hartmut Laufer, MENSOR Institut. Herr Laufer unterstützte das Projekt mit seinem Expertenwissen im Bereich Führungskräftetraining.
• Dr. Helmut Merz, selbständiger IT-Consultant und Softwareentwickler, cyberconcepts IT-Consulting. Dr. Merz entwickelte das kostenfreie semantische Dokumentenmanagement-System loops.
• Prof. Dr. Paul Wrede, Experte für Bioinformatik, Charité-Universitätsmedizin Berlin
• Prof. Dr. Axel Wilske, Unternehmensberater, insbesondere bezüglich der Vorbereitung auf die Zertifizierung nach dem QM-Stufen-Modell des RKW

Hier geht es zu den Projektergebnissen des Projekts BerLearner GPO sowie dem Nachfolgeprojekt BerLearner KVP. Im Ergebnisporträt werden die nutzbaren Ergebnisse (Leitfäden, Handbücher, Online-Tools) sowie die Erkenntnisse und Empfehlungen aus den Projekten aufgeführt.

C & Q Bildungszentrum Haberhauffe GmbH
Storkower Str. 113, 10407 Berlin
www.cq-bildung.eu
Zur Projektwebsite: http://www.cq-bildung.eu/ueber/referenzen-komplett/projekte-referenzen
Tel.: +49 30 42 15 39 – 0 Fax: *49 30 42 15 39 – 22; E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!